Migrering og exit: hvad koster det at flytte servere og data til en ny udbyder?

En migrering koster typisk mest i timer (planlægning, opsætning, test og flytning), dobbeltdrift (begge løsninger kører i overgangsperioden) og nedetid eller risiko – ikke i selve datatrafikken. Datatrafik og skiftegebyrer kan dog være store ved mange terabyte, og bindinger som reservationer og uopsigelige kontrakter kan gøre et skift dyrt, hvis det sker før tid. Dataforordningen hjælper: Fra 12. januar 2027 må udbydere af databehandlingstjenester ikke opkræve skiftegebyrer, og kontrakten skal beskrive opsigelse, overgang og dataeksport. Den billigste exit er den, der er planlagt, før aftalen blev underskrevet.

Guiden hører under faldgruber og officielle kilder. Alle beløb er illustrative.

Migreringens omkostningsposter

Illustrativt regneeksempel: flytning af tre servere

En virksomhed flytter en webshop med 3 servere og 2 TB data. Konstruerede tal:

Trafikken er under 2 % af beløbet. Timerne er 48.100 kr. – 85 %. Det er typisk. Ved store datamængder (fx 100 TB) bliver trafikken en større andel – her ville den med samme konstruerede pris være 50.000 kr.

Er den årlige besparelse ved den nye løsning fx 30.000 kr., er tilbagebetalingstiden ca. 1,9 år. Regn med tilbagebetalingsberegneren, og se reservation eller on-demand.

Dataforordningen ved exit

For databehandlingstjenester omfattet af dataforordningen gælder bl.a.:

• Opsigelsesfrist for at indlede skiftet: højst 2 måneder.
• Overgangsperiode: højst 30 kalenderdage som udgangspunkt, hvor tjenesten fortsætter, og udbyderen yder rimelig bistand.
• Udtrækningsperiode: mindst 30 kalenderdage herefter.
• Skiftegebyrer: nedsat til direkte omkostninger frem til 12. januar 2027, derefter ingen.

Se detaljerne i skift af cloududbyder efter Data Act.

Timing: Står I over for et stort skift med meget data, og ligger datoen tæt på 12. januar 2027, kan det betale sig at undersøge, om udbyderens skiftegebyrer vil falde bort, hvis skiftet indledes efter datoen. Det skal vejes mod prisen for at blive længere.

Exitplanen – lav den ved indgåelse

En exitplan behøver ikke være lang. Den skal svare på:

1. Hvilke data og konfigurationer skal med? Databaser, filer, backup, logs, DNS, certifikater, brugere, infrastruktur som kode.
2. I hvilket format? Et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
3. Hvem ejer kontoen og domænet? Domæner og cloudkonti bør stå i virksomhedens navn.
4. Hvem gør hvad? Udbyder, driftspartner og jer selv.
5. Hvad koster det? Gebyrer, trafik, timer, dobbeltdrift.
6. Hvordan slettes data hos den gamle udbyder? Bed om bekræftelse – det kræver GDPR også, se GDPR og tredjelande.

Hold løsningen flytbar

• Brug standardteknologier (almindelige styresystemer, databaser og containere), hvor det er rimeligt.
• Beskriv infrastrukturen som kode, så den kan genskabes.
• Tag regelmæssig backup til et neutralt format og gerne et andet sted.
• Undgå at binde kerneprocesser til tjenester, der kun findes hos én udbyder, uden at have vurderet konsekvensen.

Det koster lidt mere fra start, men gør exit billigere og giver en stærkere forhandlingsposition ved fornyelse.

Domæner, e-mail og certifikater

Det, der oftest giver nedetid ved en flytning, er ikke serverne, men det rundt om dem:

• Domænet skal stå i virksomhedens navn, og I skal have adgang til at ændre navneservere og DNS. Ligger domænet hos den gamle udbyder, så flyt det først eller sørg for adgang.
• E-mail følger ofte webhotellet. Skal e-mail blive eller flytte? Planlæg det særskilt, så post ikke går tabt.
• Certifikater (TLS) skal udstedes til den nye platform, før trafikken skiftes.
• Integrationer – betalingsløsning, fragt, bogføring – kan have IP-adresser eller adresser, der skal opdateres hos tredjeparter.

Lav en liste over alle eksterne parter, der skal have besked, og hvornår.

Rækkefølgen ved en flytning

1. Opsæt og test den nye platform uden trafik.
2. Kopiér data, og synkronisér ændringer løbende.
3. Sænk DNS-levetiden (TTL) i god tid før skiftet.
4. Skift trafikken i et roligt tidsrum, og hav en plan for at skifte tilbage.
5. Lad den gamle løsning køre, til den nye har kørt stabilt i en aftalt periode.
6. Eksportér det sidste, bekræft sletning hos den gamle udbyder, og opsig.

Bogføringsdata ved skift

Bogføringsloven kræver, at regnskabsmateriale opbevares i 5 år, og pligten gælder også, når I skifter system eller udbyder. Sørg for, at data fra den gamle løsning kan læses i hele perioden. Se NIS2 og bogføringsloven.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager en migrering?

Fra få dage for en simpel hjemmeside til flere måneder for komplekse systemer. Planlægning og test tager ofte længere tid end selve flytningen.

Kan vi undgå dobbeltdrift?

Sjældent helt. Kort dobbeltdrift er billigere end at stå uden fallback, hvis noget går galt.

Skal den nye udbyder hjælpe?

Dataforordningen pålægger alle involverede parter, også den nye udbyder, at samarbejde i god tro (art. 27). Mange udbydere tilbyder også migreringsbistand – spørg om pris og omfang.

Kilder og videre læsning

• Den Europæiske Unions Publikationskontor – dataforordningen (EU) 2023/2854, art. 25, 27, 29 og 30
• Digitaliseringsstyrelsen – vejledning om skift mellem databehandlingstjenester
• Erhvervsstyrelsen – opbevaring af regnskabsmateriale ved systemskift